Używamy informacji zapisanych za pomocą plików cookies m.in. w celach reklamowych i statystycznych oraz w celu dostosowania naszych serwisów do indywidualnych potrzeb użytkowników.
Korzystanie z naszych serwisów internetowych bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zapisane w pamięci urządzenia.
x
Program ocen zgodności
Program auditów zgodności
Rejestr niezgodności
Aby móc zarządzać programem auditów zgodności, musisz być zalogowany oraz mieć wykupiony Pakiet OPTIMA.


OPIS FUNKCJONALNOŚCI:

Zostań Menedżerem zgodności w swojej Organizacji!

Stwórz roczny program auditów zgodności w Twojej Organizacji oraz monitoruj ich wykonywanie.

Menedżer zgodności oraz powołani przez niego Oficerowie zgodności mogą w prosty sposób zaplanować wykonywanie auditów zgodności. Wystarczy, że klikną w zielony przycisk Dodaj, widoczny tylko przez nich pod tabelką z Programem auditów zgodności na dany rok.

Otworzy się wówczas okno dodawania nowego auditu zgodności. W oknie tym należy wskazać:

  • zakres obszaru, który ma podlegać auditowi,

  • auditorów odpowiedzialnych za wykonanie auditu,

  • termin wykonania auditu.

Zakres obszaru tworzy się spośród zdefiniowanych wcześniej obiektów i aspektów. Można zaplanować kompleksowy audit zgodności dotyczący całej Organizacji lub poszczególnych obiektów. Podobnie jest z zakresem merytorycznym – można audytować poszczególne aspekty lub całość oddziaływania danego obiektu. Program wyświetli listę auditorów zgodnie z uprawnieniami przyznanymi im w Dziale Organizacja – Zespół zgodności.ednemu z auditorów należy przypisać rolę auditora wiodącego.

Po dodaniu auditu zgodności pojawi się on w Programie auditów na dany rok. Auditor wiodący (zaznaczony w tabelce na czerwono) będzie miał widoczny przycisk „Utwórz” w kolumnie Plan auditu. Po jego kliknięciu otwiera się okno dodawania planu auditu, w którym auditor wiodący przypisuje poszczególnych auditorów oraz auditowanych do danego zakresu obszaru, a także ustala terminy i godziny spotkań.

Po zakończeniu tworzenia planu auditu program automatycznie stworzy formularze auditowe dla poszczególnych pozycji planu auditu. W formularze te mogą wejść auditorzy odpowiedzialni za ich wypełnienie.

Wypełnienie formularza jest proste i intuicyjne. Każde wymaganie prawne lub wymaganie własne z danego zakresu obszaru stanowi osobny wiersz formularza. Dla każdego wymagania należy kliknąć jedno z pól:

  • Z - zgodność,

  • N – niezgodność,

  • RN – ryzyko niezgodności.

Ponadto należy uzasadnić swój wybór, wypełniając pole „Opis”. Można dodatkowo wypełnić pole „Dowody/uwagi”.

Każde wymaganie w formularzu auditu zgodności jest podlinkowane – kliknięcie w jego nazwę spowoduje otwarcie danego wymagania prawnego lub wymagania własnego w osobnym oknie przeglądarki internetowej. Dzięki temu auditor może szybko zapoznać się z opisem oraz brzmieniem przepisów prawnych, regulujących dane zagadnienie. Pomocnym narzędziem mogą być „Pytania kontrolne” zawarte w opisach wymagań prawnych.

W przypadku zaznaczenia N (niezgodność) lub RN (ryzyko niezgodności) należy wypełnić dodatkowo kartę niezgodności, klikając w przycisk „Dodaj”, który pojawi się w ostatniej kolumnie formularza.

Aby zapisać wyniki auditu należy kliknąć „Zapisz” na dole formularza. Po wypełnieniu wszystkich wierszy należy kliknąć „Zakończ”. Gdy wszystkie formularze danego auditu zostaną zakończone, zmieni się również status całego auditu na „Zakończony”. Formularze te mogą zostać sprawdzone i zatwierdzone przez Menedżera zgodności i/lub Oficera zgodności.
DODAWANIE NOWEGO AUDITU ZGODNOŚCI

  1. Wejdź w „Ocena zgodności – Program auditów zgodności" na górnej belce.

  2. Wybierz rok, dla którego chcesz dodać nowy audit zgodności, a następnie kliknij przycisk „Dodaj" pod tabelką.

  3. W oknie „Dodaj audit" wybierz kolejno: rodzaj obszaru, obszar oraz zakres obszaru, a następnie skład auditorów, auditora wiodącego oraz termin (od do) wykonania auditu zgodności.

  4. Kliknij przycisk „Zapisz", aby zakończyć dodawanie nowego auditu zgodności.

  5. Kliknij „OK" w komunikacie „Pomyślnie dodano pozycję auditu zgodności".

UTWORZENIE PLANU AUDITU ZGODNOŚCI

  1. W „Programie auditów zgodności” wybierz rok oraz sprawdź, czy jesteś wymieniony w kolumnie „Auditorzy” jako auditor wiodący (nazwisko auditora wiodącego wyróżnia się czerwonymi literami). Jeśli tak, to kliknij przycisk „Utwórz” w kolumnie „Plan auditu” przy twoim audicie.

  2. Wypełnij formularz planu auditu zgodności, wybierając dla każdego zakresu obszaru auditora i auditowanego oraz ustalając datę i godzinę (od do) przeprowadzenia auditu.

  3. Kliknij przycisk „Zapisz”, a następnie przycisk „Zakończ”, aby zakończyć tworzenie planu auditu zgodności.

  4. Kliknij „OK” w komunikacie „Pomyślnie dodano plan auditu zgodności”.

WYPEŁNIANIE FORMULARZA AUDITU ZGODNOŚCI

  1. W „Programie auditu zgodności" wybierz rok oraz sprawdź, czy jesteś wymieniony w kolumnie „Auditorzy". Jeśli tak, to sprawdź w jakim terminie powinieneś przeprowadzić audit zgodności oraz czy jest już opracowany plan auditu.

  2. Kliknij przycisk „Zobacz” w kolumnie „Plan auditu” przy twoim audicie zgodności – otworzy się wówczas plan auditu. Sprawdź w planie auditu zakres auditowanego przez ciebie obszaru oraz dokładną datę i godzinę przeprowadzenia auditu. Aby rozpocząć wypełnianie twojego formularza auditu zgodności kliknij w jego symbol w planie auditu.

  3. Wypełniaj poszczególne pozycje formularza auditu zgodności zgodnie z zamieszczoną instrukcją.

  4. W przypadku trudności w ocenie danego wymagania kliknij w jego nazwę - otworzy się ono wówczas w nowym oknie przeglądarki internetowej.

  5. W przypadku zaznaczenia niezgodności (N) lub ryzyka niezgodności (RN) przy danym wymaganiu w ostatniej kolumnie pojawi się przycisk „Dodaj" -- kliknij w niego, aby dodać kartę niezgodności.

  6. Wypełnij pole „Przyczyny niezgodności" oraz dodaj minimum jedno działanie (naprawcze, korygujące lub zapobiegawcze), określając jego nazwę, osobę odpowiedzialną oraz termin. Kliknij przycisk „Zapisz" w celu dodania karty niezgodności.

  7. W razie konieczności przerwania wypełniania formularza auditu zgodności, kliknij przycisk „Zapisz" na dole formularza, aby nie utracić wprowadzonych danych.

  8. Po wypełnieniu wszystkich pozycji formularza auditu zgodności oraz wszystkich kart niezgodności kliknij przycisk „Zapisz", a następnie przycisk „Zakończ".